Polityka prywatności

Mając na uwadze treść rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1)  ( dalej „RODO”), chcemy opisać, zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 13 a także art. 14 RODO, w jaki sposób i w jakim zakresie przetwarzamy Twoje Dane Osobowe, które są udostępniane Administratorowi w związku z jego działalnością statutową.

Możesz samodzielnie, świadomie i swobodnie decydować o tym, czy wyrazisz chęć współpracy z nami. 

1. Kto odpowiada za Twoje Dane Osobowe? (Administrator)

Administratorem Danych Osobowych jest Stowarzyszenie Kierowników Flot Samochodowych, które zostało wpisane do rejestru stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000236874,  NIP: 1181804670, REGON: 14019939000000.

2. Jak się skontaktować z Administratorem?

W sprawach dotyczących przetwarzania Danych Osobowych można kontaktować się listownie z Administratorem na adres: ul. Klaudyny 1, 01-684 Warszawa lub za pomocą poczty elektronicznej na adres email: rodo@skfs.pl .

3. Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawy prawne

Zbieramy Dane Osobowe jedynie w minimalnym zakresie, niezbędnym do realizacji celów, dla których są zbierane. SKFS przetwarza Twoje Dane Osobowe wyłącznie w określonych, jednoznacznych i zgodnych z prawem celach. Nie będziemy przetwarzać Twoich Danych Osobowych w sposób niezgodny z tymi celami.

Podstawą prawną przetwarzania Danych Osobowych członków, pracowników, kontrahentów lub osób korzystających ze wsparcia SKFS lub biorących udział w przedsięwzięciach organizowanych przez SKFS oraz danych przez nich udostępnianych oraz w toku działań statutowych stowarzyszenia jest:

• Członkostwo w SKFS, przygotowanie do wykonania i wykonanie celów statutowych przez SKFS/ świadczenie usług z osobą fizyczną/lub osobą prawną, korzystających ze wsparcia SKFS, uczestniczących w przedsięwzięciach organizowanych przez SKFS, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w szczególności: imię, nazwisko, adres działalności, adres służbowy, nr NIP, REGON, KRS, dane dotyczące pracodawcy, stanowiska służbowego, danych kontaktowych, 
• realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ułatwieniu współpracy/realizacji celów statutowych członków, pracowników, kontrahentów osób korzystających ze wsparcia SKFS lub biorących udział w przedsięwzięciach organizowanych przez SKFS lub ich pracowników/współpracowników zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w szczególności: imię, nazwisko, adres działalności, adres służbowy, nr NIP, REGON, KRS, dane dotyczące pracodawcy, stanowiska służbowego, danych kontaktowych
• realizacja praw dotyczących ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami w drodze postępowań pozasądowych, sądowych lub egzekucyjnych, w zakresie w jakim pozyskane dane określone wyżej są to tego niezbędne, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z prowadzeniem marketingu bezpośredniego Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, zaś w przypadku, gdyby nie łączyła Cię z Administratorem relacja biznesowa – na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, tj. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;  
• realizacja uzasadnionego interesu prawnego Administratora polegającego na archiwizowaniu dokumentacji dotyczącej m.in. zawartych umów, realizowanych przedsięwzięć, rozliczeń, dokumentacji księgowej, sprawozdań, raportów, ewidencji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (w związku m.in. z przepisami ustawy o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej); 
• w zakresie, w jakim Administrator stosuje monitoring wizyjny lub inne formy monitoringu Administrator przetwarza Twoje Dane Osobowe celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z zapewnieniem organizacji procesu pracy, ochrony osób przebywających na terenie zarządzanym przez Administratora, ochrony mienia oraz informacji należących do Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO; 
• realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z usprawnieniem komunikacji elektronicznej z członkami SKFS, pracownikami, kontrahentami, osobami korzystającymi ze wsparcia SKFS lub biorących udział w przedsięwzięciach organizowanych przez SKFS, w zakresie danych dot. imienia, nazwiska, stanowiska, adresu email, nr telefonu,  zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

4. Sposób zbierania danych

• Podstawą do zbierania i przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której te dane dotyczą. 
• SKFS zbiera Dane Osobowe Użytkowników kiedy wypełniają formularze na naszych stronach internetowych, kontaktują się z Biurem, kierują pytania lub wiadomości za pomocą naszych serwisów społecznościowych (możemy wówczas zachować informacje, które Użytkownicy dobrowolnie przekazali pisząc lub kontaktując się z SKFS oraz automatycznie dane zawarte w logach systemowych oraz plikach cookies. 
• Wykorzystujemy pliki cookies.
• Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się więcej o tym, czym są pliki cookies i jak można decydować o ich przyjęciu poprzez ustawienia przeglądarki, zapraszamy na stronę: https://www.skfs.pl 
• W plikach cookies może być zapisana informacja o tym, z jakich części strony internetowej korzystali Państwo w przeszłości. 
• Wykorzystujemy pliki cookies w celu:
  • dostosowania strony internetowej do potrzeb Usługobiorców,
  • tworzenia statystyk oglądalności podstron strony internetowej,
  • zapewnienia bezpieczeństwa sesji,
  • zapamiętania Państwa ustawień w strony internetowej.
• Poprzez odpowiednie ustawienia przeglądarki na Państwa Urządzeniu mogą Państwo wyrazić zgodę na przechowywanie i uzyskiwanie dostępu do plików cookies (umożliwiając przyjmowanie plików cookies) lub taką zgodę cofnąć (blokując przyjmowanie plików cookies). W każdej chwili mogą Państwo także usunąć umieszczone pliki cookies za pomocą opcji dostępnych w przeglądarce internetowej lub w systemie operacyjnym Państwa urządzenia. Informujemy jednak, że usunięcie, zablokowanie lub ograniczenie umieszczania plików cookie może spowodować utrudnienia korzystania ze strony internetowej SKFS.

5. Prawa osób, których dane przetwarza SKFS  

Na podstawie przepisów RODO osobom fizycznym będącym członkami SKFS, pracownikami, kontrahentami, osobami korzystającymi ze wsparcia SKFS lub biorących udział w przedsięwzięciach organizowanych przez SKFS lub ich pracowników/współpracowników przysługują określone poniżej prawa:

• dostępu do swoich danych,
• żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania Twoich Danych Osobowych, które są nieprawidłowe, a także żądania uzupełnienia niekompletnych Danych Osobowych,
• żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia Twoich Danych Osobowych w każdym z następujących przypadków,
• żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania,
• sprzeciwu wobec przetwarzania Danych Osobowych, w przypadku gdy Administrator przetwarza te dane w prawnie uzasadnionym interesie,
• do cofnięcia zgody w dowolnym momencie; cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
• wniesienia skargi na przetwarzanie danych osobowych przez Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), fax. 22 531 03 01, godziny pracy urzędu: 8.00 – 16.00). Złożenie do UODO skarg w postaci dokumentu elektronicznego za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej możliwe jest przy użyciu dedykowanych formularzy udostępnionych na platformie biznes.gov.pl. Platforma ta wytwarza urzędowe poświadczenie odbioru dokumentów elektronicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Wszelkie wnioski dotyczące przetwarzanych Danych Osobowych, możesz przesłać mailowo na adres: rodo@skfs.pl , lub pisemnie na adres: Stowarzyszenie Kierowników Flot Samochodowych ul. Klaudyny 1, 01-684 Warszawa lub pisząc na adres rodo@skfs.pl . Twoje wnioski zostaną spełnione bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od ich otrzymania. W uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec zmianie o kolejne 60 dni, o czym zostaniesz poinformowany. Do momentu realizacji wniosku może się jednak zdarzyć, że otrzymasz od nas informacje, z których zrezygnowałeś cofając zgodę lub wyrażając swój sprzeciw.

6. Zgoda – cofnięcie zgody

Wycofanie zgody nie wiąże się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami czy nieprzyjemnościami – musisz jednak wiedzieć, że jej wycofanie może pociągać za sobą brak możliwości korzystania ze wsparcia SKFS lub uczestnictwa w przedsięwzięciach organizowanych przez SKFS, dla których świadczenia przepisy prawa wymagają od nas uzyskania Twojej zgody. 

Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Wniosek o cofnięcie zgody zostanie rozpatrzony niezwłocznie. Po zrealizowaniu wniosku zaprzestaniemy przetwarzać Dane Osobowe w celu marketingowym, w tym także w celu otrzymywania informacji marketingowych i handlowych drogą elektroniczną oraz poprzez telefon. Do momentu realizacji wniosku może się jednak zdarzyć, że Użytkownik otrzyma od nas informacje, z których zrezygnował cofając zgodę, z uwagi na czas potrzebny do realizacji wniosku w naszych systemach.

7. Źródła pochodzenia danych osobowych

Dane Osobowe pozyskiwane są bezpośrednio na etapie uzyskania członkostwa w SKFS, nawiązania umowy o pracę/współpracy, przygotowania/zawarcia umowy z kontrahentem SKFS lub osób współpracujących z SKFS, zgłoszenia udziału w przedsięwzięciach organizowanych przez SKFS.

8. Bezpieczeństwo danych osobowych

SKFS podejmuje techniczne i organizacyjne środki służące ochronie Danych Osobowych przed bezprawnym czy nieautoryzowanym dostępem lub wykorzystaniem, jak również przed przypadkowym ich zniszczeniem, utratą lub naruszeniem integralności. Nasze procedury bezpieczeństwa obejmują w szczególności: zabezpieczenie dostępu, system kopii zapasowych, monitowanie, przegląd i utrzymanie, zarządzanie incydentami bezpieczeństwa,  analizę ryzyka.

W ramach zapewniania bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych zobowiązujemy się do uwzględnienia:

• poufności – będziemy chronić dane przed przypadkowym ujawnieniem osobom trzecim,
• integralności – będziemy chronić dane przed nieuprawnioną modyfikacją,
• dostępności – będziemy zapewniać dostęp upoważnionych osób do Twoich danych, jeżeli wystąpi taka potrzeba.

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane przez osoby trzecie jedynie w przypadku, gdy taki podmiot zobowiąże się do zapewnienia właściwych technicznych i organizacyjnych środków gwarantujących zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, jak również do zachowania poufności tych danych. Każdy członek, pracownik lub współpracownik SKFS mający dostęp do danych osobowych dysponuje odpowiednim upoważnieniem i jest zobowiązany do zachowania poufności.

9. Odbiorcy i kategorie odbiorców danych osobowych

Dane osobowe udostępniane są następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych: 

• usługodawcom świadczącym usługi, na rzecz SKFS np. podmioty świadczące usługi księgowo-kadrowe; usługi prawne; usługi IT na podstawie umów powierzenia przetwarzania); 
• podmiotom które organizują przedsięwzięcia organizowane przez SKFS; 
• jeżeli obowiązek taki wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, Administrator może też udostępniać Twoje dane osobowe uprawnionym organom państwowym, w tym m.in.: Urzędowi Skarbowemu; Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych; Państwowej Inspekcji Pracy;  Policji i Prokuraturze; innym uprawionym Instytucjom.

10. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

Jeśli w ramach przetwarzania dane osobowe Użytkowników będą przekazywane do odbiorców w krajach trzecich (poza EOG), np. w Stanach Zjednoczonych, takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską, tj. dla organizacji uczestniczących w programie Tarcza Prywatności (Privacy Shield), lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie Państwa wyraźnej zgody.

11. Okres przechowywania danych

Administrator dokłada wszelkich starań, aby Twoje dane osobowe przetwarzane były w sposób adekwatny i tak długo jak jest to niezbędne do celów, w jakich zostały one zebrane. Mając to na uwadze, SKFS przechowuje Państwa dane osobowe przez okres nie dłuższy niż konieczny do osiągnięcia celów, dla których zebrano dane lub, jeśli jest to konieczne, w celu zachowania zgodności z obowiązującym prawem, w szczególności przez okres obowiązywania umowy i okres przedawnienia roszczeń.

12. Zmiany w polityce prywatności

SKFS zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce, na skutek zmian obowiązujących przepisów prawa czy obowiązujących standardów prywatności lub też rozszerzenia zakresu działalności SKFS. O wszelkich zmianach SKFS będzie informował na swojej stronie internetowej.